Todas as organizações têm quantidades, por vezes, astronómicas de dados e informação que têm de armazenar. Contudo, o papel tem problemas ao nível da persistência (tempo e tipo de visualização) e da recuperação (validação e verificação), ou seja, dura pouco. as bases de dados estendem a função do papel ao guardar a informação em computadores. Qualquer empresa que pretenda garantir um controlo efetivo sobre todo o seu negócio, tem obrigatoriamente de recorrer a sistemas de gestão de bases de dados.
O Microsoft Excel é uma das ferramenta de controle extremamente poderosa porque consegue operacionalizar os dados e assim criar informação útil ao planeamento diário das empresas, mais existem outro tipo de ferramentas, mais completas e com funcionalidades acrescidas que elevam para outros níveis, a capacidade operacional de gerar informação de valor para a organização.
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